Zásady zpracování osobních údajů

1. Správce

Správcem osobních údajů popsaných v těchto zásadách je Dentmall s.r.o., IČO: 09041036, DIČ: CZ09041036, se sídlem Pivovarská 214/4, 370 01 České Budějovice, Czech Republic, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Českých Budějovicích, sp. zn. C 29761. Kontakt pro veškeré záležitosti týkající se osobních údajů: dentmall@email.cz.

Osobní údaje zpracováváme v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (dále jen „GDPR“). Poskytovatel není povinen jmenovat pověřence pro ochranu osobních údajů podle článku 37 GDPR a pověřence nejmenoval.

2. Rozsah těchto zásad

Tyto zásady se vztahují na aplikaci DentVIS (macOS, Windows, iPadOS), webový dashboard na adrese app.dentvis.com, související online služby (včetně synchronizace projektů a Sync Storage — dočasného úložiště pro synchronizaci) a webové stránky www.dentvis.com. DentVIS je zdravotnickým prostředkem třídy I podle nařízení (EU) 2017/745 (MDR); regulační informace jsou dostupné na stránce s regulačními informacemi.

Naše webové stránky i Služba mohou obsahovat odkazy na webové stránky a služby třetích stran. Za jejich obsah ani postupy při ochraně osobních údajů neodpovídáme; uplatní se jejich vlastní podmínky a zásady ochrany osobních údajů.

3. Minimalizace údajů již od návrhu

DentVIS je navržen tak, aby nedocházelo ke zpracování osobních údajů osob, jimž dentální modely náleží. Záznamy případů jsou identifikovány označením případu, které volí uživatel — uživatelé jsou smluvně povinni nezadávat do Služby jména ani jiné údaje tyto osoby identifikující a nenahrávat fotografie či dokumenty identifikující jakoukoli osobu (viz naše Podmínky poskytování služeb). Sync Storage i naše další systémy jsou proto navrženy tak, aby obsahovaly pouze data případů bez přímo identifikujících informací.

Pokud a v rozsahu, v jakém data případů synchronizovaná prostřednictvím Sync Storage (tarif Team) nebo sdílená odkazem pro sdílení obsahují osobní údaje třetích osob, vystupuje uživatel (zubní profesionál či ordinace) ve vztahu k takovým údajům jako správce a my jednáme výhradně jako jeho zpracovatel podle článku 28 GDPR a zpracováváme je výlučně za účelem poskytování Služby. Smlouva o zpracování osobních údajů je k dispozici na vyžádání na dentmall@email.cz.

Data, která uživatelé zpracovávají výhradně lokálně na svých zařízeních, nám nejsou přenášena; ve vztahu k takovým datům nejsme správcem ani zpracovatelem. Software je nástrojem pod výlučnou kontrolou zubního profesionála.

3D dentální model či jiný obsah případu může v rukou zubního profesionála představovat údaje o zdravotním stavu ve smyslu čl. 4 bodu 15 GDPR. Je-li tomu tak, odpovídá profesionál — jako správce — za splnění některé z podmínek čl. 9 odst. 2 GDPR pro jejich zpracování (typicky poskytování zdravotní péče podle čl. 9 odst. 2 písm. h)); naše role zůstává omezena na roli zpracovatele jednajícího podle pokynů profesionála.

4. Co zpracováváme, proč a na jakém právním základě

Údaje o účtu — e-mailová adresa, jméno, země, typ profese, identifikace ordinace/organizace (včetně IČO, DIČ a fakturační adresy, jsou-li poskytnuty), profilový obrázek (avatar), pokud si jej nastavíte, a informace o předplatném (tarif — Solo, nebo Team —, fakturační období, stav, datum obnovení nebo skončení, počet dalších editorských zařízení, stav zkušební verze zdarma). Účel: vytvoření a správa účtu, poskytování Služby, komunikace. Právní základ: plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR); u fakturačních údajů rovněž plnění právní povinnosti (čl. 6 odst. 1 písm. c)).

Údaje o editorských zařízeních (Editor Devices) — u každého zařízení, na kterém se přihlásíte: identifikátor zařízení vygenerovaný aplikací, název zařízení (hlášený zařízením nebo zvolený vámi — můžete jej přejmenovat), platforma a operační systém, verze aplikace, data registrace, výměny a deaktivace a čas poslední aktivity; vedeme rovněž historii těchto událostí zařízení. Účel: uplatnění rozsahu zařízení podle vašeho tarifu (počet editorských zařízení, výměna jednou za 30 dní), zobrazení a správa vašich zařízení v aplikaci a v dashboardu, předcházení zneužití a poskytování podpory. Právní základ: plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR) a náš oprávněný zájem na předcházení zneužití předplatného (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).

Fakturační údaje — platby zpracovává náš prodejce (merchant of record), společnost Paddle.com Market Ltd, která při zpracování plateb vystupuje jako samostatný správce. Úplné údaje o vaší kartě nezískáváme ani neuchováváme; obdržíme informace o objednávce a fakturaci (produkt, částka, země, fakturační údaje). Právní základ: plnění smlouvy a právních povinností (účetní a daňové předpisy).

Data případů — 3D dentální modely, označení případů, fotografie, které k případu připojíte, a související obsah, který nahrajete, jsou zpracovávány výlučně za účelem poskytování Služby: lokální zpracování na vašem zařízení a — zahrnuje-li to váš tarif (Team) a využíváte-li ji — synchronizace projektů mezi vašimi editorskými zařízeními prostřednictvím Sync Storage a vámi aktivované sdílení. V tarifu Solo a v průběhu zkušební verze zdarma zůstává obsah případů (3D modely, označení případů, poznámky a fotografie) na vašem zařízení a není nám přenášen; uchováváme pouze technický záznam o případu (interní identifikátor případu a časová razítka, bez označení případu), který je potřebný pro editační relace a pro údaje o užívání produktu. Data případů nemají obsahovat osobní údaje (viz předchozí článek). Právní základ: plnění smlouvy.

Záznamy o přijetí právních dokumentů — přijmete-li Podmínky, tyto zásady nebo jiné právní dokumenty, zaznamenáme přijatý dokument a jeho verzi, časové razítko a technické identifikátory přijetí (např. identifikátor zařízení, verzi aplikace, IP adresu a prohlížeč/user agent). Účel: doklad o uzavření smlouvy a o souhlasech vyžadovaných právními předpisy. Právní základ: plnění smlouvy a oprávněný zájem na schopnosti přijetí doložit.

Technické a bezpečnostní údaje — technické logy nezbytné k provozu a zabezpečení Služby (např. autentizační události, kontroly předplatného a editorských zařízení, chybové logy). Právní základ: oprávněný zájem na bezpečnosti a spolehlivosti Služby.

Komunikace — pokud nás kontaktujete (e-mail, žádosti o podporu, hlášení příhod), zpracováváme komunikaci a údaje v ní poskytnuté za účelem vyřízení vašeho požadavku. Právní základ: plnění smlouvy nebo oprávněný zájem. Servisní e-maily (např. potvrzení účtu, oznámení týkající se předplatného, editorských zařízení a Sync Storage) jsou zasílány v rámci poskytování Služby.

Údaje o užívání produktu — počínaje verzí aplikace 3.0.3 zaznamenávají aplikace a naše servery technické události o tom, jak je Služba užívána. Každá událost může obsahovat: identifikátor vašeho účtu; identifikátor editorského zařízení; interní identifikátor případu (náhodné technické ID, nikoli označení případu); typ události (například spuštění nebo ukončení aplikace, vytvoření, otevření nebo uložení případu, import skenu, spuštění segmentace, zahájení, dokončení nebo selhání exportu, nahrání, stažení nebo úklid při synchronizaci projektů, registrace nebo výměna editorského zařízení, změna předplatného); použitou funkci; časová razítka a dobu užívání; verzi aplikace; platformu; a váš tarif. Údaje o užívání produktu nikdy neobsahují jména ani jiné údaje identifikující osoby, jimž dentální modely náleží, označení případů, poznámky, fotografie, skeny, geometrii 3D modelů ani obsah exportovaných souborů.

Účel údajů o užívání produktu: provozovat a zlepšovat produkt, porozumět tomu, jak jsou jeho funkce a tarify užívány (včetně úrovně jednotlivých účtů, například pro podporu a pro správu předplatného), a plánovat kapacitu, zejména Sync Storage. Údaje o užívání produktu nepoužíváme k reklamě, neprodáváme je a nepředáváme je poskytovatelům analytických služeb třetích stran; nejsou užívány k automatizovanému rozhodování a nehrají žádnou roli při ověřování vašeho předplatného. Právní základ: náš oprávněný zájem na provozu, zabezpečení a rozvoji produktu (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR). Údaje o užívání produktu jsou vedeny odděleně od dat případů: jsou uloženy mimo obsah případů, s vlastními pravidly přístupu a vlastní dobou uchovávání. Právo vznést námitku (opt-out): proti tomuto zpracování můžete kdykoli a bez udání důvodů vznést námitku na adrese dentmall@email.cz; jakmile bude odpovídající nastavení dostupné ve vašem účtu v dashboardu, můžete údaje o užívání produktu vypnout také tam. Po vaší námitce přestane aplikace události o užívání produktu pro váš účet odesílat. Záznamy nezbytné k poskytování a zabezpečení Služby (autentizace, záznamy o předplatném a o editorských zařízeních, chybové logy — viz „Technické a bezpečnostní údaje“) vznikají i nadále. Uplatnění námitky neomezuje žádnou funkci Služby.

Agregované statistiky — můžeme vytvářet a využívat agregované statistické informace o užívání Služby (například počty aktivních předplatných nebo počty použití jednotlivých funkcí odvozené z technických logů a z údajů o užívání produktu) za účelem provozu, zabezpečení a zlepšování Služby. Takové statistiky neobsahují obsah Zákaznických dat a neidentifikují žádný účet, zařízení ani osobu. Na údaje o užívání produktu na úrovni jednotlivých událostí se tento odstavec nevztahuje; jsou popsány výše.

Nedochází k automatizovanému individuálnímu rozhodování ve smyslu článku 22 GDPR.

5. Zpracovatelé a příjemci

Využíváme omezený počet poskytovatelů služeb. Ti, kteří vystupují jako naši zpracovatelé, jsou vázáni smlouvami o zpracování osobních údajů podle článku 28 GDPR; poskytovatelé označení jako samostatní správci zpracovávají osobní údaje na vlastní odpovědnost a podle vlastních zásad ochrany osobních údajů:

• Supabase — hosting databáze (včetně údajů o editorských zařízeních a údajů o užívání produktu), autentizace a úložiště souborů (Sync Storage), na infrastruktuře umístěné v Evropské unii (Frankfurt, Německo);
• Paddle.com Market Ltd — prodejce (merchant of record) pro nákupy (samostatný správce pro zpracování plateb);
• Resend (Spojené státy) — doručování transakčních e-mailů (např. potvrzení účtu a servisních oznámení);
• Netlify — hosting webových stránek a dashboardu (statický obsah);
• Apple — distribuce aplikace pro iPadOS prostřednictvím App Store (samostatný správce v rámci vašeho vztahu se společností Apple).

Aktuální seznam zpracovatelů je k dispozici na vyžádání. Nad tento rámec mohou být osobní údaje zpřístupněny příslušným orgánům veřejné moci na základě zákonné žádosti a našim odborným poradcům, je-li to nezbytné k ochraně našich práv. Příjemci nesmí údaje zpracovávat k žádnému jinému účelu.

Osobní údaje neprodáváme ani nepronajímáme a nesdílíme je s třetími stranami pro jejich marketingové účely. Dojde-li u Poskytovatele nebo jeho majetku k fúzi, akvizici, financování, reorganizaci nebo prodeji, mohou být osobní údaje v rámci takové transakce převedeny na právního nástupce nebo nabyvatele, a to za podmínek těchto zásad a platných právních předpisů; o takové změně vás budeme informovat.

6. Mezinárodní předávání údajů

Data Služby (údaje o účtu, údaje o editorských zařízeních, data případů a údaje o užívání produktu) jsou uložena v Evropské unii. Někteří podpůrní poskytovatelé mohou omezené osobní údaje (např. e-mailovou adresu a obsah transakčních e-mailů) zpracovávat mimo EU/EHP; v takových případech je předání zabezpečeno v souladu s kapitolou V GDPR, zejména standardními smluvními doložkami Evropské komise nebo rozhodnutím o odpovídající ochraně. To se týká zejména doručování transakčních e-mailů prostřednictvím služby Resend (Spojené státy). Kopii příslušných záruk nebo informaci o tom, kde jsou dostupné, lze získat na dentmall@email.cz.

7. Doba uchovávání

Údaje o účtu a smlouvě — po dobu trvání smluvního vztahu a poté po dobu nezbytnou k ochraně právních nároků z něj plynoucích: zpravidla až 10 let od ukončení, což odpovídá objektivním promlčecím lhůtám podle občanského zákoníku; záznamy přímo dokládající uzavření a obsah smlouvy (včetně záznamů o přijetí právních dokumentů) mohou být uchovávány až 15 let, je-li to nezbytné s ohledem na promlčecí lhůtu u úmyslně způsobené škody.

Fakturační záznamy — po dobu vyžadovanou daňovými a účetními předpisy.

Data případů v Sync Storage (tarif Team) — Sync Storage je dočasné: data se uchovávají pouze po dobu, po kterou jsou potřebná pro synchronizaci projektů mezi vašimi editorskými zařízeními, a v rámci kapacity vašeho tarifu. DentVIS automaticky odstraňuje starší synchronizovaná data projektů, když je místo v Sync Storage potřeba pro novější projekty. Vaše lokální projekty se nemažou. Nedokončená nahrávání, překonané verze, projekty, které nebyly delší dobu otevřeny (aktuálně 90 dní), a — po vyčerpání kapacity — nejdéle neotevřené projekty jsou odstraňovány automaticky. Projekt je odstraněn pouze tehdy, je-li jeho kopie zaznamenána na některém z vašich registrovaných editorských zařízení. Po skončení předplatného tarifu Team jsou zbývající data odstraněna týmž automatickým odstraňováním, nikoli pouze z toho důvodu, že předplatné skončilo; po smazání vašeho účtu jsou bez zbytečného odkladu vymazána.

Technické logy — po dobu přiměřenou jejich bezpečnostnímu účelu.

Údaje o užívání produktu — záznamy na úrovni jednotlivých událostí po dobu 24 měsíců od události; poté jsou uchovávány pouze agregované statistiky, které neidentifikují žádný účet, zařízení ani osobu. Vznesete-li námitku (opt-out), nejsou z aplikace pro váš účet shromažďovány žádné další události o užívání produktu.

Údaje o editorských zařízeních — po dobu trvání vašeho účtu; historie událostí zařízení až 24 měsíců od události.

Po uplynutí doby uchovávání jsou osobní údaje vymazány.

8. Cookies a lokální úložiště

Webové stránky www.dentvis.com jsou statické a nepoužívají žádné reklamní, analytické ani sledovací cookies; v prohlížeči se ukládá pouze lokální potvrzení o zobrazení oznámení o cookies. Webový dashboard DentVIS (app.dentvis.com) používá pouze nezbytně nutné cookies a lokální úložiště — například pro udržení přihlášení. Nezbytně nutné cookies nevyžadují podle pravidel ePrivacy souhlas. Marketingové ani profilovací cookies třetích stran nepoužíváme. Údaje o užívání produktu popsané v článku 4 shromažďuje aplikace DentVIS a naše servery, nikoli cookies na webových stránkách nebo v dashboardu.

Naše úvodní stránka navíc načítá platební komponenty našeho prodejce (merchant of record): Paddle.js (cdn.paddle.com) a Paddle Retain (public.profitwell.com). Slouží k tomu, aby zákazník, jemuž se nezdařila platba za předplatné, mohl v jednom kroku aktualizovat kartu s prošlou platností. Ověřili jsme, že jejich načtení ve vašem prohlížeči nevytváří žádné cookies ani žádné záznamy v lokálním či relačním úložišti. Protože se tyto soubory načítají ze serverů společnosti Paddle, získává Paddle vaši IP adresu, informace o prohlížeči a adresu stránky, kterou si prohlížíte. Právní základ: náš oprávněný zájem na provozu a zabezpečení placených předplatných (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR). Při tomto zpracování vystupuje Paddle jako samostatný správce — viz zásady ochrany osobních údajů společnosti Paddle. Na žádné jiné stránce webu www.dentvis.com se tyto komponenty nenačítají. Tytéž komponenty se načítají také ve webovém dashboardu DentVIS (app.dentvis.com), avšak pouze u účtů s předplatným u společnosti Paddle; v takovém případě získává Paddle navíc váš identifikátor zákazníka (interní ID přidělené společností Paddle, nikoli vaši e-mailovou adresu), aby bylo možné přiřadit nezdařenou platbu k vašemu účtu. Ani zde tyto komponenty nevytvářejí žádné cookies ani žádné záznamy v lokálním či relačním úložišti.

9. Zabezpečení

Přijali jsme vhodná technická a organizační opatření k zabezpečení osobních údajů s přihlédnutím ke stavu techniky a povaze zpracování. Data jsou při přenosu šifrována; přístup k produkčním datům je omezen na oprávněné osoby a chráněn autentizací; data v Sync Storage a v naší databázi jsou logicky oddělena podle jednotlivých účtů. K osobním údajům mají přístup pouze osoby pověřené Poskytovatelem. Žádný způsob přenosu ani uložení není zcela bezpečný; porušení zabezpečení osobních údajů oznámíme vám i dozorovému úřadu, vyžadují-li to články 33 a 34 GDPR.

10. Vaše práva

Za podmínek stanovených GDPR máte právo na přístup ke svým osobním údajům (čl. 15), právo na opravu (čl. 16), výmaz (čl. 17), omezení zpracování (čl. 18), přenositelnost údajů (čl. 20), právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu (čl. 21) a — je-li zpracování založeno na souhlasu — právo souhlas kdykoli odvolat. Zejména můžete kdykoli vznést námitku proti zpracování údajů o užívání produktu způsobem popsaným v článku 4.

Tato práva můžete uplatnit na dentmall@email.cz. Odpovíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce. U zjevně nedůvodných nebo opakovaných žádostí můžeme účtovat přiměřený poplatek nebo odmítnout žádosti vyhovět, jak to připouští GDPR.

Máte rovněž právo podat stížnost u dozorového úřadu, zejména v členském státě EU svého obvyklého bydliště, místa výkonu práce nebo místa údajného porušení. V České republice je jím Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz. Ocenili bychom však možnost zabývat se vaším podnětem nejprve sami — kontaktujte nás prosím na dentmall@email.cz.

11. Děti

Služba i webové stránky jsou určeny odborníkům a podnikatelským uživatelům ve věku alespoň 18 let. Osobní údaje dětí vědomě neshromažďujeme. Tím není dotčeno zpracování dat případů týkajících se osob jakéhokoli věku, které provádějí zubní profesionálové v roli správců (viz následující článek).

12. Osoby, jejichž dentální modely jsou zpracovávány

Používá-li váš zubní profesionál nebo zubní laboratoř DentVIS k přípravě digitálního modelu, který se vás týká, je správcem případných osobních údajů tento profesionál či laboratoř — žádosti týkající se vašich údajů proto prosím směřujte na ně. Data zpracovávaná pouze lokálně na zařízení profesionála se k nám nikdy nedostanou. Využívá-li profesionál synchronizaci projektů (tarif Team) nebo odkazy pro sdílení, jednáme výhradně jako jeho zpracovatel: nerozhodujeme o účelech zpracování a smluvně nám je zakázáno užívat data pro vlastní účely. Zašlete-li nám žádost a označíte-li dotčeného profesionála, postoupíme mu ji bez zbytečného odkladu; upozorňujeme však, že případy jsou ukládány pod neutrálními označeními, takže zpravidla nejsme schopni dohledat údaje pouze podle jména osoby. Údaje o užívání produktu, které shromažďujeme o tom, jak profesionál software užívá, neobsahují žádné informace o vás — žádná jména, fotografie, skeny ani geometrii modelů.

13. Změny těchto zásad

Tyto zásady můžeme čas od času aktualizovat, například z důvodu změn právních předpisů nebo Služby. Aktuální verze je vždy dostupná na www.dentvis.com/privacy; podstatné změny oznámíme prostřednictvím Služby nebo e-mailem a tam, kde je to vyžadováno, budete požádáni o potvrzení nové verze.

Tyto zásady nabývají účinnosti dnem [NÁVRH — datum účinnosti bude doplněno při publikaci] a nahrazují všechny předchozí verze.